Financiële rapportering

De thesaurietoestand wordt weergegeven aan de hand van de stand van de financiële rekeningen. De beschikbare liquide middelen zijn gedurende de eerste helft van het jaar verminderd van ruim 11,7 mio euro tot ruim 6,5 mio euro op de verschillende bank- en beleggingsrekeningen. Deze afname van de liquide middelen hangt samen met een aantal factoren: de belangrijkste reden voor de daling is dat de eerste jaarhelft  de gemeente weinig (aanvullende) belastingen ontvangt terwijl haar uitgaven permanent blijven doorlopen.

De liquiditeitsprognose gebruiken we om in te schatten wanneer we nieuwe leningen moeten aangaan. De opname van leningen gebeurt immers enkel in functie van de beschikbare liquiditeiten. We brengen zelf in kaart welke grote ontvangsten en uitgaven er zijn op bepaalde data. Langs de uitgavenzijde denken we hierbij bijvoorbeeld aan RSZPPO-bijdragen, bijdragen bedrijfsvoorheffing, betaling lonen, wekelijkse betalingen leveranciersfacturen (hiervoor rekenen we een bedrag van 2 à 300.000 euro), maandelijkse betalingen aan politiezone Bodukap, driemaandelijkse betalingen aan brandweerzone en Zorgbedrijf Rivierenland. Langs de ontvangstenzijde houden we rekening met onder meer de voorschotten van de aanvullende belastingen die op regelmatige tijdstippen doorgestort worden. Het zwaartepunt van deze ontvangsten ligt voornamelijk in het tweede semester. Ook het tijdstip van uitsturen van de eigen belastingen heeft een impact op het tijdstip dat het grootste deel van deze belasting ontvangen zal worden. Daarom plannen we eerste de grotere kohieren (bedrijfbelasting en belasting onbebouwde percelen) en pas op het einde van het jaar de kleinere kohieren (verkoopautomaten, ambulante handel, ...) Een aantal kohieren sturen we ook uit per kwartaal zoals o.a. reclamedrukwerk en tijdelijke aanplakborden (werfdoeken).

Sinds de invoering van BBC2020 is het ook mogelijk om middelen tussen OCMW en gemeente over te hevelen, deze moeten in een later stadium niet terug getransfereerd worden. Er zijn aparte boekingen voorzien die de overheveling van deze middelen registreert, zodat dit ook duidelijk in de algemene boekhouding en in de rapportering naar toezicht wordt opgenomen. In 2022 werd ook voor een eerste keer een tussenkomst geboekt van de gemeente in het tekort van het OCMW, zoals wettelijk bepaald in BBC2020. De jaren voordien had het OCMW nog steeds een positief saldo door de verkoop van patrimonium aan het Zorgbedrijf Rivierenland.

De voorraad liquide middelen wordt dus van kortbij opgevolgd en indien nodig bijgestuurd, zodat er ook tijdig kan gestart worden met het uitschrijven van een bestek voor de opname van leningen

Voor de beheerscontrole verwijzen we graag naar de evaluatie van de prioritaire acties (deel 1 van dit rapport).

Bij de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 werd een duidelijke keuze gemaakt om de reeds bestaande projectwerking en de opvolging van de prioritaire acties te integreren. Elke prioritaire actie werd mee opgenomen in onze reeds bestaande projectportfolio. Hierdoor werd voor elk van deze acties een projectleider en sponsor aangeduid én dienden ze op een structurele wijze geëvalueerd en opgevolgd te worden. Deze structurele opvolging verloopt ondertussen  via een nieuwe toepassing, Pepperflow. In deze toepassing worden alle (investerings)projecten en acties opgevolgd,  ook de niet-prioritaire. In Pepperflow kan op een eenvoudige en transparante manier weergegeven worden wat de status is van het project of de actie uit het meerjarenplan en wat de budgettaire impact ervan is, en niet enkel op het rapporteringsmoment van de beleidsevaluatie.

De evaluatie van de verschillende acties en projecten verloopt op basis van drie standaardindicatoren ‘stand van zaken’, ‘tijdpad en mijlpalen’ en ‘wat kost het’. Voor elk van deze standaardindicatoren heeft de projectleider of actieverantwoordelijke de mogelijkheid om te kiezen uit drie statussen ‘groen’, ‘oranje’, ‘rood’. Samen met een inhoudelijke toelichting zorgt dit voor uitgebreide evaluatiemogelijkheden.

Voor de rapportage over de status van de verschillende acties en projecten werd een duidelijke periodiciteit vastgelegd. Zo werd bepaald dat over de acties uit het meerjarenplan, zowel de prioritaire als niet-prioritaire acties, tweemaal per jaar zal gerapporteerd worden. Deze rapporten zullen intern worden voorgelegd aan het M-team en P-team. Naast deze interne rapportering zullen de rapporten over de prioritaire acties ook worden voorgelegd aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.

Voor de projecten maken we ook een opsplitsing tussen prioritaire en niet-prioritaire projecten. Voor de prioritaire projecten dient er op kwartaalbasis te worden gerapporteerd, voor de niet-prioritaire tweemaal per jaar. De kwartaalrapportage over de prioritaire projecten zal enkel intern worden voorgelegd aan het M-team en P-team.

Algemeen

Naast een realisatiegraad ten opzichte van de laatste versie van het meerjarenplan (goedgekeurd in de gemeenteraad van december 2023), vergelijken we de cijfers van de kosten en opbrengsten per 30/06 met het voorgaande jaar. We geven ook de belangrijkste wijzigingen weer tussen deze twee cijfers.

We trachten om een zo correct mogelijk beeld te schetsen van de situatie per 30 juni. Volledig correct zal dit echter nooit zijn, aangezien het boekhoudsysteem een tussentijdse afsluiting niet voorziet, en we niet altijd op 30/6 volledig bij zijn met alle boekingen m.b.t. de eerste jaarhelft.

In tegenstelling tot de toepassing van de regelgeving van het gemeentedecreet/OCMW decreet is er in het decreet lokaal bestuur geen kredietbeperking meer gekoppeld aan totalen of saldi van beleidsdomeinen, beleidsdoelstellingen, investeringsrubrieken of andere inhoudelijke elementen in het meerjarenplan.

De kredietbeperkingen die momenteel in voege zijn ingevolge van het decreet lokaal bestuur situeren zich op het niveau van:

• De entiteit (GEM of OCMW)
• Het totaal van de exploitatie-uitgaven
• Het totaal van de investeringsuitgaven
• Het totaal van de financieringsuitgaven voor toegestane leningen en betalingsuitstel
• Het totaal van de ontvangsten uit leningen en leasings

Deze kredietbeperkingen zijn ook duidelijk zichtbaar in het schema M3 uit de beleidsrapporten.

Concreet zijn er dus geen kredietverschuivingen mogelijk tussen de gemeente en het OCMW en ook niet tussen verschillende boekjaren. Voor dergelijke aanpassingen is een aanpassing van het meerjarenplan nodig.

Hierdoor onderscheiden we volgende categorieën van wijzigingen van het meerjarenplan:

1. Overdracht investeringen
   Dit is bevoegdheid college van burgemeester en schepenen / vast bureau en deze beslissing moet genomen worden uiterlijk eind februari, volgend op het jaar waarop de kredieten voorzien waren. De overdracht van de investeringskredieten van 2023 werd goedgekeurd door deze organen in zitting van 12 februari 2024.
   Deze overdrachten zullen in deze rapportering niet besproken worden. Een afschrift van de beslissing kan eventueel opgevraagd worden.
   Er werd in deze beslissing ook extra niet-aangewend krediet overgedragen om tegemoet te komen aan nieuwe vragen die niet opgenomen waren in de laatste aanpassing meerjarenplanning (AMJP 2023_07).
2. Aanpassing meerjarenplan
   Dit is enkel bevoegdheid van de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn. We streven ernaar om dergelijke aanpassing te beperken tot één keer per jaar, op het moment dat de kredieten van het volgend jaar worden vastgesteld. Dit gaat voornamelijk over:
   1. Verhoging van krediet
   2. Verlaging van krediet
   3. Verschuiving in de tijd
3. Verschuivingen 
   Verschuivingen worden doorgevoerd op vraag van de budgethouder, eventueel in overleg met andere budgethouders. Dit gaat altijd over een budgetneutrale handeling.
   Wanneer er van de voorziene buffers wordt verschoven en het gaat over nieuwe initiatieven, zal hiervan steeds een kennisgeving gebeuren aan de gemeenteraad / raad van maatschappelijk welzijn. Aangezien er geen aanpassing is in het totaal van de uitgaven, blijft deze bevoegdheid wel voor het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
4. In tegenstelling tot het verleden bestaat een verhoging van uitgave enerzijds en ontvangst anderzijds niet meer (de vroegere interne kredietaanpassing). Dergelijke zaken dienen opgenomen te worden via aanpassing meerjarenplan.

We beperken ons overzicht tot de verschuivingen. 

Verschuivingen geregistreerd in de eerste helft van 2024

Sinds de invoering van BBC 2020 werken we meer op het niveau van meerjarenplan dan op het niveau van het jaarlijks budget. De verschuivingen worden geregistreerd op datum van aanvraag, ongeacht of ze betrekking hebben op het huidige boekjaar of een van de volgende boekjaren van het meerjarenplan.

We leggen de focus op verschuivingen m.b.t. beleidsdoelstellingen met een beleidsmatige impact. Technische aanpassingen in functie van aanpassing ARK, dienst, beleidsveld, e.d. worden niet besproken. Individuele verklaringen > 10.000 euro geven we hieronder weer. 

Bij beleidsdoelstelling 2 is de belangrijkste aanpassing die we optekenen:

• Een verschuiving van de "buffer voor nieuwe beleidskeuzes of krediettekorten, andere dan indexeringen"  naar de ANPR camaer's, voor de herstelling ANPR-camera ter hoogte van de Katelijnsesteenweg 57 te Duffel naar aanleiding van een verkeersongeval. Dit werd zo beslist door het college van burgemeester en schepenen. 

Bij beleidsdoelstelling 3:

• Een aantal verschuivingen van de naschoolse opvang en toezichten in functie van het nieuwe reglement gestemd door de gemeenteraad van 18 december 2023.

Bij beleidsdoelstelling 4:

• Voor de signalisatie en maatregelen in het kader van de werken Dorpskernvernieuwing OLVW gebeurden er uitgaven die een exploitatiekost betekenen, waarvoor geen krediet voorzien werd op exploitatie. Daarvoor werd er verschoven van de "buffer voor nieuwe beleidskeuzes of krediettekorten, andere dan indexeringen".

Verschuivingen zijn steeds budgetneutraal, in sommige gevallen werd krediet verschoven van/naar ramingen die niet beleidsmatig zijn (maar vallen onder Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen). De voorziene buffers werden ook opgenomen onder NIDOV. Verschuivingen die geregistreerd werden van/naar de buffers werden steeds voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen of aan het vast bureau en kunnen opgevraagd worden, en zullen ook, indien van toepassing, ter kennisgeving aan de gemeenteraad worden voorgelegd worden in september.

Hieronder geven we een samenvatting van de cijfers. 

Zaken die zich hebben voorgedaan in de eerste helft van 2024 die leiden tot wijzigingen in de grondslagen en assumpties zullen, samen met de zaken die zich na deze periode nog voordoen en die leiden tot wijzigingen in de grondslagen en assumpties, worden verwerkt in de volgende aanpassing van MJP 2020-2025 in het najaar van 2024 of begin 2025.

Zaken die zich hebben voorgedaan in de eerste helft van 2024 die leiden tot wijzigingen in de financiële risico's zullen, samen met de zaken die zich na deze periode nog voordoen en die leiden tot wijzigingen in de financiële risico's, worden verwerkt in de volgende aanpassing van MJP 2020-2025 in het najaar van 2024 of begin 2025.

Er werd in het eerste semester van 2024 geen enkel visum geweigerd.

• gemeente: 76 verleende visums waarvan:
  • 24 voor personeelszaken
  • 3 onder voorbehoud van o.a. aanpassing meerjarenplan of verschuiving van kredieten
• OCMW: 4 verleende visums waarvan:
  • 4 voor personeelszaken
• besluiten algemeen directeur: 3 verleende visums waarvan:
  • 3 voor personeelszaken

Daarnaast wordt er ook conform het organisatiebeheerssysteem voor bepaalde dossiers (o.a. met een onvoorziene of hoger dan voorziene budgettaire impact) een financieel advies verleend door de dienst financiën. In het eerste semester van 2024 werden er geen ongunstige financiële adviezen verleend.

• gemeente: 64 gunstige financiële adviezen, waarvan
  • 12 onder voorbehoud van o.a. aanpassing meerjarenplan of verschuiving van kredieten
• OCMW: 2 gunstige financiële adviezen, waarvan 1 onder voorbehoud
• besluiten algemeen directeur: 3 gunstige financiële adviezen waarvan geen onder voorbehoud.

Agendapunten die eerst ter bespreking komen op het managementteam, worden bij de financiële dienst ook vaker bevraagd voor advies. In het eerste semester werd er voor 3 dossiers advies gevraagd en gunstig geadviseerd, waarvan 2 onder voorwaarden.

De volledige lijsten van de visums en adviezen kunnen opgevraagd worden bij de financiële dienst.

Algemeen

Een debiteur is een persoon, bedrijf of een instelling die een rekening / factuur gekregen heeft van het lokaal bestuur en deze dient te betalen. Binnen de organisatie zetten we in om dit debiteurenbeheer te optimaliseren. Deze legislatuur zijn we gestart met het optimaliseren van de werkwijze voor de invorderingen bij de gemeente en het OCMW

Facturatie en opbrengsten 1ste semester 2024

Hieronder geven we een overzicht van de opbrengsten van het eerste semester 2024 per entiteit.

Dit geeft het totaal aantal geregistreerde opbrengsten weer, naast de uitgestuurde facturen en aanslagbiljetten bevat dit dus ook alle andere geregistreerde opbrengsten zoals bvb. subsidies, ontvangsten geregistreerd in de kassatoepassing (welke globaal geregistreerd worden als ontvangst).

We zien dus t.o.v. vorig jaar een sterke stijging van het aantal facturen. In het eerste semester 2024 werden 13.412 facturen uitgestuurd. De belangrijkste verklaring hiervoor is dat sinds september 2022 GAS5 werd ingevoerd. De opbrengsten van deze gemeentelijke administratieve sanctie wordt in de boekhouding verwerkt. Vaak worden nadien nieuwe bestuurders doorgegeven, waardoor er ook nog een creditnota en een nieuwe factuur volgt. De totale opbrengsten dalen echter met 3,5 mio euro t.o.v. vorig jaar.

Hieronder maken we nog een overzicht per soort:

Totaal openstaande vorderingen (ook van vorige jaren)

Hieronder presenteren we een overzicht van het totaal aan openstaande schulden van zowel de gemeente als het OCMW. 

We sorteren de gegevens op verschillende manieren:

1. Totaal openstaande vorderingen per entiteit

2. Totaal openstaande vorderingen volgens ouderdom (jaar van aanmaak)

3. Totaal openstaande vorderingen volgens vervaldatum

4. Totaal openstaande vorderingen volgens opvolgingscode

Om de invordering van de facturen / belastingen te bekomen, worden volgende processen uitgevoerd.

• Versturen factuur / aanslagbiljet (bij belastingen)
• Na vervaldatum: eerste herinneringsbrief zonder kosten
• Na vervaldatum eerste herinneringsbrief: tweede herinneringsbrief met toepassing van het retributietarief van 15 euro per zending, deze brieven worden aangetekend verstuurd.
• Bij niet betaling: deurwaarder inschakelen
  • De deurwaarder doet eerst een solvabiliteitscheck vooraleer er kosten gemaakt worden. Indien een klant insolvabel is, zal de deurwaarder dit attesteren, waardoor de vorderingen in onwaarde kunnen gebracht worden.
  • Indien de klanten solvabel zijn, gaan we over tot verdere uitvoering:
    • Voor retributies: eerst nog uitvoerbaarverklaring door het college.
    • Voor belastingen kennis geven aan het college dat de dossiers worden doorgestuurd naar de deurwaarder. 

Daarnaast zijn er ook een aantal mogelijkheden, waarbij wij de vorderingen nog steeds in onze boekhouding hebben, maar de invordering vertraging oploopt, dit is vaak het geval bij:

• Faillissementen: er wordt beslag gelegd op het hele vermogen ten behoeve van de gezamenlijke schuldeisers, voor wat betreft belastingen zijn wij bevoorrecht, maar na financiële instellingen.
• Collectieve schuldenregeling: is een gerechtelijke procedure om structurele schuldproblemen aan te pakken. Een schuldbemiddelaar beheert het inkomen van de betrokkene in zijn/ haar plaats en helpt op die manier de schulden af te betalen. Na de collectieve schuldenregeling kan de betrokken persoon terug schuldenvrij door het leven.
• Afbetalingsplan: betrokkene vraagt om de schuld te mogen aflossen in onderling afgesproken termijnen. 

Tot slot zijn er een aantal momenten waarbij wij de verder invordering van een dossier (tijdelijk) opschorten.

• Notaris: indien een notaris een akte regelt voor een inwoner van de gemeente, doet hij navraag of de betrokkene nog openstaande schulden heeft, deze worden dan verrekend bij het verlijden van de akte. Deze code is slechts één maand van toepassing, daarna wordt de verdere vervolging terug opgestart.
• Bezwaar: de belastingplichtige betwist de aanslag, zolang er geen uitspraak is van het college wordt het factuur niet aangemaand.
• Gerechtelijke vervolging: indien een betrokkene niet akkoord gaat met de uitspraak van een bezwaar, kan hij hiervoor een rechtszaak aanspannen, hierdoor wordt de invordering ook opgeschort tot er een uitspraak is.
• Hoofdsom betaald: na een tweede aanmaningen ontvangen we geregeld enkel de hoofdsom zonder administratieve kosten voor aangetekende zending. Ze worden via minnelijke weg verzocht om deze kosten nog te betalen, maar de som is onvoldoende voor verdere gedwongen vervolging, tenzij dit meermaals voorvalt.
• Minnelijk verzoek / administratieve vergissing: na inkohiering werd nieuwe informatie aangeleverd waaruit blijkt dat deze vordering niet betaald dient te worden. In de boekhouding kan deze enkel geannuleerd worden nadat hiervan een beslissing is genomen door het college van burgemeester en schepenen, omdat zij ook de initiële vordering hebben vastgesteld.
• Uitvoerbaar te verklaren belastingen en retributies: vooraleer we hier stappen mogen zetten in het invorderingsproces, dienen deze vorderingen eerst uitvoerbaar verklaard te worden door het college van burgemeester en schepenen. Bij de belastingen gaat het enkel over contantbelastingen.
• Verweer GASAM: de facturen van GASAM worden deels opgevolgd door stad Mechelen, indien er verweer werd ingediend stoppen wij voorlopig de verdere aanmaningen.
• Afvoering van ambtswege: indien diegene waaraan gefactureerd werd ambtshalve werd afgevoerd, dan kunnen wij uiteraard niet verder gaan met invordering. Deze dossiers blijven nog een tijd openstaan, indien de vordering een jaar oud is en er nog geen nieuw adres bekend is, worden deze dossiers opgenomen op de onwaardestaat om oninvorderbaar te boeken.
• Onwaarde: indien we documenten ontvangen ter staving van de oninvorderbaarheid, dan markeren we deze opbrengst met code Onwaarde. Deze opbrengsten worden dan bij de eerstvolgende goedkeuring van de financieel directeur als oninvorderbaar afgeboekt. We streven ernaar om dit halfjaarlijks uit te voeren.

Onwaarden

De financieel directeur is bevoegd om schulden oninvorderbaar te verklaren indien er voldoende bewijzen zijn dat de openstaande niet gevorderd kunnen worden. In het eerste semester 2024 werd er uitzonderlijk geen onwaardestaat opgemaakt. De vorderingen die gemarkeerd staan voor onwaarde, zullen dus mee in het tweede kwartaal verwerkt worden.

Een crediteur is een persoon, bedrijf of een instelling waar er een rekening / factuur openstaat die het lokaal bestuur dient te betalen. In dit luik gaan we ook dieper in op de betalingstermijnen die wij hanteren, alsook op de schulden (op korte en lange termijn) die het lokaal bestuur heeft.

Kosten en inkomende facturen
Betalingen kunnen gebeuren ofwel door middel van een factuur, ofwel door middel van de registratie van een kost.

OCMW en gemeente zijn twee entiteiten die beide methodes toepassen, maar we merken wel een enorm verschil in de beide entiteiten.

In de gemeente worden de meeste prestaties en leveringen gefactureerd en betaald op basis van een leveranciersfactuur. In het OCMW is dit slechts een klein aandeel. 

In het OCMW zijn de begunstigden van betalingen vaak cliënten van het OCMW. De registratie gebeurt in aparte software en worden via een bestand ingebracht als kost in de boekhouding. Aangezien kosten ook aan de juiste periode dienen toegewezen te worden, gaat het vaak over een vrij groot aantal kosten, telkens met een beperkt bedrag. Er zijn dus geen aanvraagdocumenten of stavingsdocumenten in de boekhoudtoepassing voor deze kosten. In de gemeente is dit eerder uitzonderlijk, o.a. de loonkosten worden zo geregistreerd.

Zowel voor het OCMW als voor de gemeente werken wij met het principe dat facturen betaald worden als ze goedgekeurd werden door de betrokken dienst, nadat deze ter goedkeuring worden voorgelegd aan het vast bureau of het college van burgemeester en schepenen.

De openstaande kosten zijn dus zeer beperkt. Het betreft enkel een aantal kosten die tot op heden niet betaald werden i.k.v. de rechtzaak HVAC-installatie zwembaden en de afrekening Hageweg (door niet vervullen van de voorwaarden).

Bepaalde kosten zoals loonkosten en maandelijkse steunlijsten worden met valutadatum betaald.

We geven hieronder een overzicht van de ontvangen facturen tijdens het eerste semester:

Openstaande bestelbons
Bij het aangaan van een verbintenis maken we een bestelbon op. De openstaande bestelbons geven ons een indicatie van de verbintenissen die aangegaan zijn, maar die tot op heden nog niet gefactureerd werden.

We maken een onderscheid in de meerjarenbons waarvan het saldo over een langere periode loopt (de rest van het goedgekeurde meerjarenplan) en de gewone bons.

Financieringen (schulden op lange termijn)
Naast de leveranciersfacturen hebben we ook nog schulden tegenover de financiële instellingen, we geven hieronder een overzicht van de leningen die de gemeente momenteel heeft lopen.