AC 3.1.6. Fuif- en evenementenhal

Ons plan

We bouwen een nieuwe fuif- en evenementenzaal met bibliotheek, jeugdhuis en conservatorium en creëren zo een aantrekkelijke publieke ruimte waarin onze inwoners elkaar kunnen ontmoeten, cultuur kunnen beleven, zich kunnen ontspannen en vorming kunnen volgen.

Tijdpad & mijlpalen

Gunning dossier - kwartaal 3 - 11 oktober 2021 - uitgevoerd
- Indienen vergunning - kwartaal 1 2022 - uitgevoerd
- Verlenen van de vergunning - kwartaal 1 2022 - uitgevoerd
- Beroep tegen vergunning
- Weigering door deputatie op 1 september 2022 - hierdoor komt de oorspronkelijke timing in het gedrang
Opmaak dossier weg door Igemo - kwartaal 1 2023 - lopend
Indienen nieuwe omgevingsvergunningsaanvraag - ingediend op 8 mei 2023
Verlening omgevingsvergunning - afgeleverd op 11 september 2023
Start der werken - 3 april 2024
Op 1 juli 2024 zit de uitvoering van de bouw van de hal op schema

Stand van zaken

Stand van zaken (toelichting)

Gunningsprocedure bouw fuif- en evenementenhal

Januari t.e.m. april 2021: beantwoorden vragen van kandidaten.
26 april 2021: indiening integrale offertes door kandidaten.
5 mei 2021: voorstelling offertes door de kandidaten.
Mei t.e.m. juli 2021: onderhandeling met voorkeurskandidaat door fysiek en/of digitaal overleg via vraag-antwoord documenten:
- 7 juni: overleg met voorkeursbieder en diensten;
- 30 juni: overleg BAFO met voorkeursbieder en diensten;
- 9 juli: overleg technieken met voorkeursbieder en diensten;
- 13 juli: intern overleg met diensten om offerte door te nemen;
- 16 juli: overleg met diensten en raadsman Stijn Knaepen om het contract door te nemen en tijdspad af te stemmen.
Juni tot augustus 2021: samen met advocaat en gemeentelijke diensten wordt grondig bestudeerd hoe aanleg van de weg best verder kan uitgewerkt worden. Er wordt uiteindelijk beslist om deze opdracht aan Igemo te geven.
Augustus 2021: er zijn nog enkele contractuele onduidelijkheden tussen de bouwfirma en de architecten. Stijn zal dit verder onderzoeken en ons adviseren (gaat over de erelonen voor de studiebureaus).
Oktober 2021: het contract met de architecten en de aannemer staat op punt. Op het college van 11 oktober 2021 wordt het dossier gegund. Op 29 oktober 2021 is er op de toekomstige locatie van de zaal een persmoment en wordt het contract ondertekend tussen het bestuur en de architect en de aannemer.

Procedure aanleg definitieve weg fuif- en evenementenhal

November 2021: op 10 november vindt een eerste overleg plaats met Igemo. Zij hebben dus de opdracht gekregen om het ontwerp op te maken van de definitieve weg, samen met de verlegging van de weg in de KMO-zone achter het perceel van de hal.
Op donderdag 13 januari 2022 vond een infomarkt plaats voor de buurtbewoners. De buurtbewoners kregen de kans om het ontwerp in te kijken alvorens de omgevingsvergunningsaanvraag in te dienen. Op 18 januari 2022 is de omgevingsvergunningsaanvraag ingediend.
Op 28 maart 2022 werd door het college de omgevingsvergunning verleend.
Tegen deze beslissing werd een beroep ingediend bij de deputatie.
Ondertussen worden de technische plannen nog verder verfijnd in overleg met de architecten en de betrokken studiebureaus.
De deputatie heeft op 1 september 2022 een weigering afgeleverd voor het bouwen van een bibliotheek, conservatorium, fuif- en evenementenzaal, gelegen Leliestraat 22A omwille van 1 reden, nl. "Brandveiligheid kan niet gegarandeerd worden omdat de verlegging van de weg geen deel uitmaakt van de aanvraag, waardoor het niet zeker is dat de brandweer de nieuwe gebouwen kan bereiken."
Er zal dus een nieuwe omgevingsvergunningsaanvraag moeten ingediend worden (dus samen met de nieuwe weg).
Op 8 mei 2023 werd een nieuwe omgevingsvergunningsaanvraag ingediend voor de bouw van een evenementenzaal en het aanleggen van de weg. Op 11 september 2023 werd hiervoor een omgevingsvergunning afgeleverd.
De werken voor de bouw van de zaal starten op 3 april 2024. Voor de aanleg van de weg wordt nog bekeken of deze ook door de aannemer van de zaal wordt aangelegd of dat we de markt opgaan.
De gemeenteraad van 29 april 2024 heeft de werken van de weg toegewezen aan aannemer Cordeel van de evenementenhal. En coördinatievergadering met de nutsmaatschappijen en de aannemer wordt zo snel mogelijk belegd om de timing van de weg en de hal op mekaar af te stemmen.
De weg heeft ondertussen een naam, nl. Zomerland.

Wat kost het?

Doorheen het project kregen we meer zicht op de budgetten maar ook de projectdefinitie kreeg meer vorm.

Het gunningsbedrag bedraagt € 8.248.769,6 incl. BTW. De aanleg van de weg wordt geraamd op € 481.166 incl. BTW. De bijsturing van de budgetten is gebeurd via een aanpassing meerjarenplan.

Voor de aanleg van de weg wordt nog bekeken of de uitvoering gebeurt door de aannemer van de zaal of door een andere aannemer na een aanbesteding.

Naar aanleiding van de gewijzigde planning werden de budgetten naar een volgend jaar verschoven via aanpassing van het meerjarenplan.